Jessie en Olaf
Beide bidmanager via traineeship
Jessie en Olaf
Functie titel:
Leeftijd:
Woont in:
Werkzaam bij Bechtle sinds:
Beide bidmanager via traineeship
32 - 30 jaar
Helmond - Someren
1 oktober 2021
“We zijn gestart in het traineeship bidmanagement, waarbij je geleidelijk wordt opgeleid tot bidmanager”
Kunnen jullie jezelf even kort voorstellen? Hoe zijn jullie in de functie van bidmanager terechtgekomen?
Jessie: “Ik ben Jessie, kom uit Helmond en ben vorig jaar begonnen als junior bidmanager via het bidmanagement traineeship programma, samen met Olaf. Hiervoor heb ik in een Coolblue winkel gewerkt. De functie bidmanager was dan ook totaal nieuw voor mij. Ik wilde graag iets anders doen dan sales, het harde verkopen. Op de website van Bechtle kwam ik deze vacature tegen en het sprak me meteen erg aan, want ik heb Trend Research & Concept Creation gestudeerd. Het stukje onderzoek doen bij bedrijven interesseert me, en daarin zitten overeenkomsten met de functie van bidmanager.” Olaf: “Hi, mijn naam is Olaf en heb Commerciële Economie gestudeerd. Die studie focust zowel op sales als op marketing, en dat komt goed van pas in mijn baan als bidmanager. Hoe ik het vak in ben gerold? Voordat ik bij Bechtle werkte, zat ik bij een groot cateringbedrijf waar ik destijds begon als Sales Support medewerker. In dat bedrijf werd toen een Tenderdesk, net zoals we die bij Bechtle hebben, opgericht. De Tenderdesk focust zich op het winnen van aanbestedingen. Ik kwam al snel in de functie van bidmanager terecht. De functie was mij dus wel al bekend toen ik bij Bechtle solliciteerde.”
Zouden jullie aan toekomstige collega’s willen uitleggen wat de Tenderdesk precies doet?
Olaf: “Het Tenderdesk team houdt zich doorlopend bezig met het winnen van Europese aanbestedingen. Dat doe je binnen Bechtle drie verschillende entiteiten: ARP Nederland, Bechtle B.V. en de Bechtle Group NL Public. Je werkt met veel verschillende projectteams samen. Daarbij kun je echt rekenen op het team én op de kennis en ervaring van je collega’s.”
Hoe ziet het traineeship bidmanagement eruit?
Olaf: “Je wordt tijdens dit traject geleidelijk opgeleid tot bidmanager. Je krijgt de eerste anderhalve maand intensieve begeleiding. De eerste week leer je Bechtle beter kennen, de tweede week werk je aan een ‘proefaanbesteding’. Dit evalueer je dan samen met iemand uit het team. Ook leer je aanbestedingstukken analyseren. Daarna ga je weer een stapje verder en krijg je een ‘schaduwaanbesteding’. Dan loop je op de achtergrond mee bij een aanbesteding die op dat moment loopt. Je bent nog niet zelf de kartrekker, dat is de laatste stap.” Jessie: “Inderdaad, dan mag je van A tot Z aan een eigen aanbesteding werken, waarbij er nog wel iemand met je meekijkt op de achtergrond. Zo word je beetje bij beetje meegenomen in de wereld van aanbestedingen en steeds meer losgelaten. Tussendoor krijg je voldoende trainingen vanuit Bechtle.”
Hoe ziet een dag van een bidmanager eruit?
Olaf: “Ik neem even een typische dinsdag als voorbeeld. Dan zitten we gezellig met z’n allen op kantoor in Eindhoven. We beginnen de dag met het teamoverleg en nemen we de week door: wat is de workload van iedereen, zijn er nog bijzonderheden? Na de meeting kan je dag erg verschillen. Soms ben ik een hele dag aan het schrijven, omdat er een tender geschreven moet worden. Maar ik kan ook veel afspraken hebben omdat we een prijs of tekst final moeten maken. Er zijn ook dagen waar je juist die afwisseling hebt: een beetje schrijven, administratie doen en technische documenten voorbereiden om een aanbesteding op te maken en in te dienen.” Jessie: “Een beetje een cliché, maar er is geen dag die er precies hetzelfde uitziet. Afhankelijk van de fasen waarin je projecten zitten. Het kan zijn dat een project in de opstartfase zit en het andere al in de afrondende fase, dat geeft ook veel afwisseling. Bij het opstarten van een aanbesteding krijg je een bestek aan documenten dat je moet checken: de offerteaanvraag, een prijzenblad, inkoopvoorwaarden en een conceptaanbod. Komen we iets geks tegen, dan moeten we daar vragen voor opstellen en indienen. Dan plannen we bijvoorbeeld een brainstorm in met het team om antwoorden te formuleren.”
Werk je veel samen met collega’s van andere teams?
Olaf: “Ja, we werken veel samen met het Strategic Proposals team maar ook met Sales. Als het om een ‘eenvoudig’ project gaat, hebben we vaak voldoende technische kennis binnen het team om dit zelfstandig op te pakken. Zijn het wat ingewikkeldere projecten, dan schakelen we met IT-Solutions, het technische team van Bechtle, om ons van juiste kennis te voorzien. Het is tof dat je contact hebt met verschillende specialisten over workspace, datacenter, connectivity, services, security en software. Zo blijf je ook je eigen kennis ontwikkelen.” Jessie: “Doordat de IT-markt zo dynamisch is, leer je altijd bij. Niet alleen van collega’s, maar ook van fabrikanten en klanten. Wat ik ook leuk vind, is dat we voor alle Bechtle entiteiten werken en dus contact hebben met verschillende mensen in heel Nederland.”
Wat vinden jullie het allerleukst aan jullie functie?
Olaf: “Je bent als bidmanager écht diepgaand met je klanten en hun wensen en behoeften bezig, erg interessant! Ook mijn competitieve karakter speelt mee, ik vind het gaaf om aanbestedingen binnen te halen en te winnen. Verder hebben we een jong team waar een fijne sfeer hangt, iedereen is erg open en toegankelijk als je vragen hebt.” Jessie: “Voor mij is de afwisseling een pluspunt. Dat je met een fijn team rondom je samenwerkt, maar ook zelfstandig kunt werken. Wat ik ook prettig vind is dat je een duidelijk start- en eindpunt hebt bij een aanbesteding. Je moet deadlines halen en ervoor zorgen dat je je werk binnen die tijd af hebt. En ook wat Olaf zegt – het geeft een goed gevoel om met het team een nieuw project binnen te halen.”